Os livros-talões de registro civil e a pesquisa genealógica

Os artigos 31-33 e 53 Decreto nº. 18.542 de 24 de dezembro de 1928 instituiu a obrigatoriedade da confecção dos livros-talões de registro civil.

Art. 31. De todos os registros feitos, extrahirá o official, em livros talões, segundo os modelos annexos, e isentos de sello, certidões resumidas, em duplicata, sendo parte destacavel entregue ao interessado.

Art. 32. Ao findar-se o livro, o canhoto será, obrigatoriamente, enviado, dentro de 15 dias, ás repartições dos Estados e da União, no Districto Federal e Territorio do Acre, encarregadas do archivo publico, que os colleccionarão devidamente, com todas as indicações necessarias, sob pena de multa de 50$ a 200$, imposta pelo chefe da repartição e cobravel executivamente, além da responsabilidade civil ou criminal que no caso couber. (Lei n. 4.632, de 6 de janeiro de 1923, art. 7º, § 2°. )

Art. 33. Dos livros assim archivados, as repartições só poderão dar certidões em caso de perda ou deterioração dos livros originaes, existentes nos cartorios, facilitando, porém, as pesquizas e fornecendo elementos ás autoridades federaes, no que fôr do interesse dos serviços da União.

Art. 53. Em seguida a qualquer assento, rectificação ou averbação, o official lançará um resumo no livro talão, com 200 folhas, entregando a parte destacavel ao interessado, qual valerá como certidão. Será sempre feita referencia recciproca, na columna das notas ao numero e folha dos livros de registro e do talão.

O regulamento estabelecido pelo decreto entrou em vigor em 1º. de maio de 1929. A partir dessa data, os cartórios de registro civil passaram a preencher um “livro-talão” que continha uma parte destacável que era entregue ao declarante do ato (no caso de nascimentos e óbitos) e aos noivos recém-unidos (no caso dos casamentos). Basicamente, tratava-se de uma certidão em breve relato cujo conteúdo era extraído do assento lavrado nos livros correspondentes.

Portanto, os assentos integrais continuavam a ser lavrados nos livros de nascimentos, casamentos, óbitos etc. A diferença é que a partir da entrada em vigor do decreto, o oficial de registro civil tinha o dever de preencher as certidões em livro-talão em que uma parte ficava naquele livro e outra era destacada e entregue ao cidadão (chamada “certidão-talão”).

Essa medida foi tomada devido ao altíssimo índice de fraudes e negligências de várias naturezas relativas à lavratura de assentos de registro civil. Não era raro em alguns lugares que certidões fossem emitidas sem a lavratura do assento, fazendo com que essas certidões não tivessem o devido lastro registral. Já soube de diversos casos em que pessoas estavam de posse de velhas certidões e ao solicitar ao cartório a emissão de uma nova receberam a notícia que naquele livro, folha e termo nada estava registrado ou então havia lá outro registro.

Os livros-talões eram uma maneira de controlar o trabalho dos oficiais de registro civil, pois a partir de 1929 tornou-se obrigatório enviá-los ao arquivo público do estado onde se encontrava o cartório . Assim, cada registro lavrado em livro deveria corresponder perfeitamente ao conteúdo e sequência do livro-talão que seria arquivado por outra autoridade.

Os livros-talões foram confeccionados até 1 ° de julho de 1975, data da entrada em vigor da nova Lei de Registros Públicos (Lei nº. 6.015 de 31 de dezembro de 1973), que já não mais previa essa necessidade. Em alguns locais os oficiais continuaram a confeccionar os livros pela força do hábito, afinal foram 46 anos de vigência dos livros-talões. Na totalidade dos casos que conheço os livros-talões foram descontinuados até 1977 (no FamilySearch encontram-se alguns livros erroneamente indicados com anos posteriores, mas se trata de erro de catalogação).

O valor genealógico dos livros-talões

Afinal, qual é o interesse genealógico dos livros-talões? A grande vantagem das certidões contidas nos livros-talões é a facilidade de indexação, pois é relativamente simples extrair rapidamente deles os dados básicos de um registro. Por isso, ter os livros-talões disponibilizados numa plataforma como o FamilySearch é de grande importância pois são extremamente “amigáveis” para os projetos de indexação e permitem uma rápida disponibilização do conteúdo que ficará acessível pela simples digitação no motor de busca da plataforma.

Além disso, os livros-talões  são compostos de certidões de uma página apenas, então “folheá-los” é bastante fácil e ágil: uma imagem equivale a um registro. Um grande problema é a falta de índices, o que obriga que a pesquisa seja feita folha a folha.

Todos os estados brasileiros têm (ou deveriam ter) seus livros-talões guardados em seus arquivos públicos. Seria interessante ter uma lista do estado desse fundo (dessa coleção de registros) para cada estado. Convido a todos que pesquisem em seus respectivos estados se o arquivo público tem os livros-talões e se estão disponíveis para consulta do público.

O FamilySearch, em sua maravilhosa tarefa de digitalizar registros de valor genealógico, já digitalizou livros-talões de três estados: São Paulo, Espírito Santo e Rio de Janeiro.

Estado de São Paulo: foram digitalizados os livros-talões de todos os municípios e muitos deles já estão em fase de indexação, empreitada que deverá durar alguns anos. De qualquer maneira, sabendo o município onde ocorreu determinado nascimento, casamento ou óbito, é possível pesquisar os livros-talões se o evento se deu entre 1929 e 1975. Os originais estão no Arquivo Público do Estado.

Estado do Espírito Santo: antes da iniciativa conjunta do diretor do Arquivo Público, Cilmar Franceschetto, e do representante do FamilySearch Mario L. Silva, praticamente nada havia no catálogo de registros capixabas. Agora, uma série de fundos foram digitalizados e disponibilizados online. Entre esses fundos estão os livros-talões de todos os municípios.

Estado do Rio de Janeiro: foram digitalizados os livros-talões sob a guarda do Arquivo Nacional relativos somente à cidade do Rio de Janeiro. Os livros-talões do restante dos municípios do estado não foram digitalizados.

Estado do Rio Grande do Sul: foram digitalizados os livros-talões de pelo menos dois municípios: Porto Alegre e Canoas. Os originais estão no Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul. [Obrigado, Christian Mantovani, pela dica!]

Como pesquisar os livros-talões

Infelizmente em todos os três casos em que os livros-talões estão digitalizados a pesquisa não é inicialmente fácil porque os fundos foram catalogados de forma pouco intuitiva e algumas vezes de forma até equivocada (algo compreensível dada a dimensão da missão). É preciso paciência e perseverança.

A primeira coisa que se deve fazer é ir ao catálogo do FamilySearch e inserir no campo de busca o nome do município onde se encontra o cartório de registro civil onde foi lavrado o registro que se quer encontrar. A busca retornará algo como “Brazil, São Paulo, Mococa – Civil registration“. Depois escolha aquele em que aparece “Arquivo do Estado“. Será carregada uma página com todos os itens digitalizados em que se deve fazer pesquisa manual. Se ao lado de um deles houver um ícone de uma lupa, significa que os registros ali contidos já foram indexados e podem ser pesquisados pela simples digitação de nomes.

No caso do Espírito Santo, após inserir o nome do município aparecerá um item que contém “Arquivo Público Estadual“. Diferentemente de São Paulo, os itens não estão divididos por tipologia de registro (nascimento, casamento e óbito), mas apenas por faixas temporais, por exemplo 1930-1938, então é necessário “garimpar” mesmo, ficando atento às miniaturas das imagens para verificar as capas dos livros que marcam o fim de um e o começo de outro.

Ao encontrar um registro, basta anotar livro, folha e termo para depois pedir a emissão da certidão ao cartório de registro civil competente.

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